KEHTETU:
Tlv m 16.04.2008 nr 31 jõust. 21.04.2008
|
TALLINNA LINNAVALITSUS
|
|
|
|
|
MÄÄRUS
|
|
|
|
|
|
Tallinn
|
5. märts 2003 nr 26
|
|
|
|
|
|
Tallinna linna
asutuste asjaajamise aluste kinnitamine uues redaktsioonis
|
|
|
|
|
|
|
Juhindudes Digitaalallkirja seaduse § 43 lg 2,
Avaldustele vastamise seaduse § 11, Avaliku teabe seaduse § 58 lg 1 ja
Vabariigi Valitsuse 26. veebruari 2001 määrusega nr 80 kehtestatud
asjaajamiskorra ühtsetest alustest,
|
|
|
|
|
|
Tallinna Linnavalitsus
|
|
|
|
|
|
m ä ä r a b:
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. Kinnitada
juurdelisatud Tallinna linna asutuste asjaajamise alused uues redaktsioonis.
2. Tallinna linna
ametiasutustel ja hallatavatel asutustel viia oma asjaajamiskord määruses
toodud nõuetega kooskõlla 1. maiks 2003.
3. Tunnistada
kehtetuks Tallinna Linnavalitsuse 04. aprilli 2001 määruse nr 57 punkt 1.
4. Määrus jõustub 10.
märtsil 2003.
|
|
|
Edgar Savisaar
|
|
Linnapea
|
Toomas Sepp
|
|
|
Linnasekretär
|
KINNITATUD
Tallinna Linnavalitsuse
5. märtsi 2003
määrusega nr 26
Tallinna linna
asutuste asjaajamise alused
1. Üldalused
ja mõisted
1.1 Tallinna linna
asutuste asjaajamise alused (edaspidi alused) määravad kindlaks asjaajamise
korraldamise ja dokumendihalduse põhinõuded Tallinna linna ametiasutustes ja
hallatavates asutustes (edaspidi asutus), välja arvatud Tallinna Linnavolikogu
Kantseleis.
1.2 Mõisted.
Alustes kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
1.2.1 dokument on
mistahes teabekandjale jäädvustatud teave, mis on loodud või saadud asutuse
tegevuse käigus ning mille sisu, vorm ja struktuur on küllaldane faktide või
tegevuse tõestamiseks;
1.2.2 elektrooniline
dokument on elektroonilisel teel valminud dokumendi ning vajalike manuste
kogum, mis annavad antud dokumendi ulatuses salgamise vääramise teenuse;
1.2.3 digitaalallkiri on
tehniliste ja organisatsiooniliste vahendite süsteemi abil moodustatud andmete
kogum, mida allkirja andja kasutab, märkimaks oma seost dokumendiga.
Digitaalallkiri on osa elektroonilisest dokumendist (manus);
1.2.4 dokumentide
loetelu on asutuse poolt kehtestatav loetelu oma tegevuse käigus loodud ja
saadud dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks;
1.2.5 dokumendiregister
on andmekogu dokumentide arvestamiseks liigi, numbri, kuupäeva, sisu, saabumise
või väljasaatmise aja, väljaandja, saatja, sarja või muude andmete kaudu.
Dokumendiregistrit peetakse digitaalselt;
1.2.6 asjaajamine on
dokumentide koostamise, vormistamise, registreerimise, süstematiseerimise,
menetlemise ja säilitamisega seotud tegevus;
1.2.7 dokumendihaldus on
organisatsiooniliste ja infotehnoloogiliste vahendite abil loodud asutuse
asjaajamist toetav süsteem;
1.2.8 Tallinna linna
ametiasutuste (edaspidi linna ametiasutus) ühtne dokumendihaldussüsteem
(edaspidi Postipoiss) on andmekogu linna ametiasutuste avalike ja
asutusesiseste dokumendiregistrite pidamiseks ning dokumentide menetlemiseks.
1.3 Asutuse
asjaajamiskord.
1.3.1 Asutuse juht
kehtestab asutuse asjaajamiskorra, milles sätestatakse:
1.3.1.1 asutuse
asjaajamise eest vastutav struktuuriüksus. Linnavalitsuse asjaajamise eest
vastutab Tallinna Linnakantselei (edaspidi linnakantselei);
1.3.1.2 asutuse
asjaajamisperiood või -perioodid;
1.3.1.3 asutuse
dokumendiringluse kord või skeemid;
1.3.1.4 dokumendiplankide
kasutamise kord;
1.3.1.5 registreeritavate
dokumentide liigid, registreerimise kord ja dokumentide süstematiseerimiseks
vajalike tähistuste (indeksite) süsteem;
1.3.1.6 dokumentide või
toimingute kohta dokumendiregistrisse kantavate andmete loetelu;
1.3.1.7 dokumentide
läbivaatamiseks esitamise või saatmise kord;
1.3.1.8 asutusesisene
dokumentide kooskõlastamise kord;
1.3.1.9 asutusesisene
dokumentide teatavakstegemise kord;
1.3.1.10 dokumentide
allkirjastamise ja ametliku kinnitusega tõestamise kord;
1.3.1.11 dokumentide
avalikustamise, neile juurdepääsu tagamise ja juurdepääsupiirangute
kehtestamise kord;
1.3.1.12 vastust või
lahendamist vajavate, dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ja asjade
tähtaegse lahendamise kontrolli kord;
1.3.1.13 dokumentide
hoidmise ja hävitamise kord kooskõlas Vabariigi Valitsuse 29. detsembri 1998. a
määrusega nr 308 kinnitatud “Arhiivieeskirjaga“ (RT I 1998, 118-120, 1904;
1999, 2, õiend; 2000, 81, 520; 2001, 13, 59; 2002, 32, 193);
1.3.1.14 ametniku
teenistusest või töötaja töölt vabastamise või teenistus- või töösuhte
peatumise korral asjaajamise üleandmise kord;
1.3.1.15 muud toimingud
tulenevalt asutuse ülesannetest.
1.3.2 Asutuse
asjaajamisperioodiks võib olla kalendriaasta, õppeaasta, majandusaasta või muu
periood lähtuvalt asutusele seadusega pandud ülesannetest. Töörühmade,
komisjonide ja teiste kindla ülesandega üksuste asjaajamisperioodiks võib olla
kogu nende tegevusperiood. Tallinna Linnavalitsuse (edaspidi linnavalitsus)
asjaajamisperioodiks on kalendriaasta;
1.3.3 Dokumendiringluse
korra või skeemidega määratakse kindlaks dokumentide liikumine asutuses alates
nende loomisest või saamisest kuni nende väljasaatmiseni, hävitamiseni või
üleandmiseni avalikku arhiivi.
1.3.4 Asutuse
asjaajamise korraldus ja dokumentide teabekandja valik peab tagama asutuse
tegevuse õigusaktidest lähtuva dokumenteerimise ja dokumentide säilimise ja
kasutatavuse neile kehtestatud säilitustähtaegade jooksul.
1.4 Asutuse sideandmed
määratakse asutuse asjaajamise korras ja avalikustatakse. Sideandmete
muutumisest tuleb avalikkust teavitada vähemalt 10 tööpäeva varem,
elektronposti aadressi muutumisel tagada vana aadressi kasutamine vähemalt 6
kuu jooksul muutumisest. Linnavalitsuse aadress on Tallinn, Vabaduse väljak 7,
postiindeks 15199, elektronposti aadress on lvpost@tallinnlv.ee,
veebilehe aadress www.tallinn.ee, infotelefoni number 640 4141, faksinumber 640
4327.
1.5 Kui õigusaktid
dokumentide koostamist ei nõua, võib asja lahendada telefoni, elektronposti või
läbirääkimiste teel.
1.6 Asjaajamine peab
aitama kaasa asutuse töö efektiivsuse tagamisele ning isikute ladusale
teenindamisele.
1.7 Asjaajamises
lähtutakse headest tavadest ning üldtunnustatud viisakus- ja eetikareeglitest.
2. Dokumentide
koostamine ja vormistamine
2.1 Üldnõuded.
2.1.1 Dokumendid
koostatakse ja vormistatakse vastavalt õigusaktides ja standardites ettenähtud
nõuetele.
2.1.2 Dokumendi võib
vormistada paberil või elektrooniliselt. Teabekandja valikul tuleb lähtuda
dokumendi liigist, säilitustähtajast, tõestusväärtuse nõudest ja arhiveerimise
võimalusest. Kui dokument vormistatakse nii paberkandjal kui ka
elektrooniliselt, tagatakse nende identsus.
2.1.3 Linna
ametiasutuste õigusaktid, haldusaktid ja kirjad vormistatakse elektroonilisele
dokumendipõhjale (mallile). Mallil vaikimisi etteantud määrangud kirja tüübi,
suuruse, reavahe, tekstilõikude vahe ja numeratsiooni kohta on kohustuslikud.
Paberkandjal dokumendi saamiseks tehakse mallilt väljatrükk.
2.2 Dokumendiplangid ja
nende kasutamise kord.
2.2.1 Kirjad,
protokollid ja aktid, õigusaktid ja dokumendid, millele ei ole õigusaktidega
ette nähtud muud vormi, vormistatakse dokumendiplankidele (edaspidi plank).
Plank võib olla paberkandjal või elektroonilisel kujul (mallil).
Elektroonilisel kujul dokumendist tehtud väljatrükk peab vastama standardites
ettenähtud nõuetele.
2.2.2 Plank on asutusel,
asutuse struktuuriüksusel, kui see on ette nähtud asutuse või struktuuriüksuse
põhimääruses, ja ametnikul või töötajal, kellel on õigusakti andmise õigus. Linnavalitsusel
on üldplank ja selle alusel moodustatud määruse, korralduse, istungi
protokolli, kirja, Tallinna linnapea (edaspidi linnapea) käskkirja ja kirja
plangid paberkandjal ja mallil. Linnavalitsuse paberkandjal plankide näidised
on toodud käesolevate aluste lisades 1 - 7. Mallid on MS Outlooki kataloogis
Public Folders.
2.2.3 Üldplangile
kantakse asutuse või asutuse ja tema struktuuriüksuse nimetus või ametniku või
töötaja ametinimetus nimetavas käändes ning vapi kujutis. Üldplangi alusel
moodustatakse konkreetse dokumendiliigi plangid. Kirjaplangil peavad olema
asutuse, struktuuriüksuse, ametniku või töötaja sideandmed ning muud olulised
andmed (registrikood, pangakonto number vms). Linnavalitsuse plankidel ja linna
ametiasutuste plankidel kasutatakse Tallinna suure vapi kujutist.
2.2.4 Plangid on eesti
keeles. Vajadusel lisatakse tõlge võõrkeelde või võõrkeeltesse. Kahes keeles
plankidel paigutatakse esikohale nimetus eesti keeles, seejärel võõrkeeles.
Linnapeal on lisaks plank inglise keeles.
2.2.5 Paberkandjal
plangile kantakse soovitavalt turvaelement. Turvaelemendiks võivad olla
vesimärk, reljeef- või värvitrükis vapi või muu sümboli kujutis, plangi number,
reljeefpitsatiga, polügraafiliselt või muul viisil valmistatud element.
Linnavalitsuse ja linna ametiasutuste plankide turvaelemendiks on rekvisiitide
sinine värv (sinine on Eesti lipu sinine ehk rahvusvahelise PANTONE värvitabeli
järgi 285 C). Linnavalitsuse ja linnapea kirja plangil olev vapi kujutis võib
olla sinine ja kuldne ning paber heledatooniline.
2.2.6 Asutuses
tegutsevad komisjonid ja nõukogud kasutavad asutuse planke, lisades asutuse
nimele komisjoni või nõukogu nime. Seadusega ettenähtud komisjonidel või
nõukogudel võivad olla oma plangid.
2.2.7 Vähese dokumentide
hulgaga asutused võivad trükitehniliselt valmistatud plankide asemel kasutada
templijäljendi abil valmistatud planke.
2.2.8 Asutusesiseses
asjaajamises ei ole kohustuslik kasutada planke, välja arvatud õigusaktide
puhul või kui plangi kasutamine on ette nähtud õigusaktides.
2.2.9 Planke hoitakse
lukustatud ruumis, kuhu puudub võõraste inimeste juurdepääs. Nende kasutamise,
hoidmise ja säilitamise eest vastutab asutuse juht ja tema poolt selleks
määratud ametiisik.
2.2.10 Rikutud,
mittevajalike või kehtetute plankide hävitamiseks moodustab asutuse juht
komisjoni, määrates plankide hävitamise viisi. Hävitamise kohta koostatakse
akt.
2.3 Dokumendi
rekvisiidid ja nende vormistamise nõuded.
Dokumendil on kohustuslikud rekvisiidid ja vastavale
dokumendiliigile omased lisarekvisiidid.
2.3.1 Kohustuslikud
rekvisiidid.
2.3.1.1 Dokumendi
väljaandja nimi või nimetus. Dokumentides kasutatakse asutuse ametlikku nime
nimetavas käändes.
2.3.1.2 Kuupäev ja
kellaaeg.
Kuupäev ja kellaaeg märgitakse dokumendil vastavalt standardile
EVS 8:2000 "Infotehnoloogia reeglid eesti keele ja kultuuri
keskkonnas" (kujul pp.kk.aaaa.) Õigusaktides ja välisriikidega peetavas
kirjavahetuses eelistatakse kuupäeva sõnalis-numbrilist märkimisviisi,
kusjuures kuu nimetus märgitakse nimetavas käändes. Tekstis kuupäeva märkides
võib aastaarvule lisada sõna "aasta" vajalikus käändes või lühendi
"a".
Dokumendi kuupäevaks on:
- õigusakti või akti allkirjastamise kuupäev;
- protokolli puhul istungi või koosoleku toimumise või toimingu
kuupäev;
- lepingu allkirjastamise kuupäev;
- väljasaadetava kirja allkirjastamise kuupäev;
- saabunud kirja, avalduse, taotluse, teabenõude või märgukirja
saabumise kuupäevaks loetakse tema registreerimise kuupäev.
Kellaaeg lisatakse dokumendile vaid siis, kui see on õigusaktis
ette nähtud või dokumendi allkirjastaja või saaja peab seda vajalikuks.
Digitaalselt allkirjastatud dokumentide kuupäevaks ja kellaajaks on
digitaalallkirjas sisalduv kuupäev ja kellaaeg. Algatus- ja vastuskirja
kuupäeva eristatakse sõnade "Teie" või "Viide (Viited) ja
"Meie" abil. Kui dokumendi allkirjastavad mitu ametnikku või
töötajat, on dokumendi allkirjastamise kuupäevaks või kellaajaks viimase
allkirja andmise kuupäev või kellaaeg.
2.3.1.3 Tekst.
Dokumendi tekst peab olema täpne, keelelt ja stiililt korrektne,
üheselt arusaadav ja võimalikult lühike. Eestikeelne dokument peab vastama
eesti kirjakeele normile. Kirja tekst esitatakse üldjuhul ainsuse kolmandas või
mitmuse esimeses isikus. Pikemate dokumentide tekst tuleb liigendada nii, et
dokument oleks ülevaatlik ja tema kasutamine hõlbus. Väga pikkadele (üle 10
lehekülje) dokumentidele on soovitatav koostada sisukord. Dokumendi tekst
liigendatakse peatükkideks (osadeks), jagudeks (alaosadeks), punktideks ja
alapunktideks. Peatükid ja jaod pealkirjastatakse. Mahukamate dokumentide puhul
võib pealkirjastada ka punktid. Jaotised tähistatakse araabia numbritega, mis
eraldatakse üksteisest punktiga. Kogu dokumendi teksti läbiv numeratsioon on
vaid peatükkidel. Kõik väiksemad jaotised nummerdatakse suurema jaotise piires,
kusjuures number sisaldab kõiki suuremate jaotiste numbreid. Õigusaktide ja
nendega kinnitatavate dokumentide teksti punktid võib nummerdada läbiva
numeratsiooniga, kusjuures punkti võib ümarsulgu kasutades liigendada
alapunktideks ja osad tähistada läbiva numeratsiooniga rooma numbritega, osad
pealkirjastatakse.
2.3.1.4 Allkiri või
allkirjad.
Allkiri koosneb dokumendile alla kirjutanud isiku allkirjast,
selle dešifreeringust ja ametinimetusest. Allkiri, selle dešifreering ja
ametinimetus peavad kuuluma ühele isikule. Allkirja jaoks tuleb vabaks jätta
vähemalt 3 rida. Kui dokumendile kirjutab alla mitu erineva staatusega
ametiisikut, paigutatakse nende allkirjad astmeliselt ametikohtade tähtsuse
järjekorras, nihutades järgmist rekvisiiti "Allkiri " ühe rea võrra
allapoole. Kui dokumendile kirjutavad alla võrdse staatusega ametiisikud,
paigutatakse nende allkirjad ühele kõrgusele. Paberdokumentidele on soovitav
alla kirjutada sinist värvi tindi või pastapliiatsiga. Digitaalse
allkirjastamise kord reguleeritakse asutuse asjaajamiskorras. Allkirja
faksiimile ega muu allkirja jäljend ei asenda allkirja.
2.3.1.5 Elektroonilise
dokumendi vormingu tüüp. Elektroonilise dokumendi vormingu võib märkida
faililaiendi kujul (nt .doc, .html, .jpg, .tif vms).
2.3.2 Lisarekvisiidid.
2.3.2.1 Asutuse sümbol
(embleem).
2.3.2.2 Asutuse
registrikood.
Asutuse kood Riigi- ja kohaliku omavalitsuse asutuste riiklikus
registris.
2.3.2.3 Väljaandmise
koht.
Koostamise või väljaandmise koht märgitakse nimetavas käändes.
2.3.2.4 Dokumendi
menetlemise korda, ettevalmistuse astet, originaalsust, terviklikkust või
juurdepääsu reguleeriv märge.
Dokumendi menetlemise korda või juurdepääsu reguleeriv märge
(näiteks "EELNÕU", "ÄRAKIRI", "VÄLJAVÕTE",
"KIIRE", "ASUTUSESISESEKS KASUTAMISEKS" või "AK")
kantakse dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka, paberdokumendile
võidakse see kanda templijäljendiga. Juurdepääsupiirangud digitaaldokumentidele
tagatakse infotehnoloogiliste vahenditega.
2.3.2.5 Adressaat.
Dokumendi adresseerimisel eelistatakse personaalset
adresseerimist. Aadressi koostisosad märgitakse järjekorras: isik, asutus,
asutuse struktuuriüksus, tänav, maja ja korteri number, asula või sidejaoskond,
sihtnumber, linn või maakond. Aadress kirjutatakse ladina tähtede ja araabia
numbritega. Sihtkoht ja -riik kirjutatakse suurtähtedega viimasele kohale
aadressis. Kui dokumendil on palju üheliigilisi adressaate, võib aadressid
üldistada. Dokumendi adressaatide hulgas näidatakse võimalusel dokumendi
põhiadressaat ja lisaadressaadid.
2.3.2.6 Indeks (tähis)
või number.
Märgitakse registreeritavatele dokumentidele. Tähistena
kasutatakse araabia numbreid ja ladina tähti, mida võib üksteisest eraldada
sidekriipsu, punkti või kaldkriipsuga. Tähistuste (indeksite) süsteem
määratakse asutuse asjaajamiskorras ja dokumentide loetelus. Eri liikide
dokumendid numereeritakse omaette, üldjuhul algab registreeritavate dokumentide
numeratsioon iga asjaajamisperioodi algul numbrist 1.
2.3.2.7 Dokumendiliigi
nimetus.
Dokumendiliigi nimetus märgitakse nimetavas käändes. Kirjale
dokumendiliiki ei märgita.
2.3.2.8 Kinnitusmärge.
Kinnitusmärkega kinnitatakse ärakiri, koopia, väljavõte ja
väljatrükk. Kinnitusmärkes peab sisalduma:
- dokumendi väljaandja;
- andmise kuupäev;
- kinnituse andnud ametiisiku nimi ja allkiri;
Ametlik kinnitamine ei asenda notariaalset kinnitamist.
Notariaalne kinnitamine asendab ametlikku kinnitamist.
Õigusaktiga või haldusaktiga kinnitatav dokument (näiteks
põhimäärus, sisekorraeeskiri, ametijuhend vms) vormistatakse valgele paberile.
Dokumendi esimese lehe ülemisse parempoolsesse nurka tehakse kinnitusmärge.
Digitaaldokumendi kinnitusmärge allkirjastatakse digitaalselt.
2.3.2.9 Pealkiri.
Dokumendile pannakse pealkiri, suuremahulisele ja mitut teemat
käsitlevale dokumendile võib panna alapealkirjad.
2.3.2.10 Pöördumine.
Kirja saaja nimi märgitakse nimetavas käändes.
2.3.2.11 Märkus lisade
kohta.
Kirja tekstis märgitud lisade korral märgitakse lisade reale
vaid lisade lehtede ja eksemplaride arv. Kui kirjal on tekstis märkimata lisasid,
tuleb lisade reale märkida nende nimetused, lehtede ja eksemplaride arv.
Õigusaktide ja protokollide puhul märgitakse lisa nimetus dokumendi tekstis.
Dokumendi lisale tehakse esimese lehe paremasse ülanurka märge dokumendi kohta,
mille juurde ta kuulub (välja arvatud kirjale lisatavad dokumendid). Kui
lisasid on mitu, tuleb nad nummerdada. Lehtede numeratsioon on igal lisal
omaette.
2.3.2.12 Lisaadressaadid
(jaotuskava).
Paljude erinevate adressaatide puhul võib koostada adressaatide
nimekirja eraldi lehele. Dokumentide jaotuskava märgitakse originaaleksemplari
viimase lehe pöördele.
2.3.2.13 Kooskõlastusmärge.
Kui dokumendi jõustumiseks on õigusaktiga ette nähtud selle
kohustuslik kooskõlastamine asutuse või ametiisikuga, vormistatakse
kooskõlastusmärge analoogiliselt rekvisiidiga "kinnitusmärge".
Kooskõlastusmärge paigutatakse dokumendi viimasele lehele tekstist ja
allkirjadest allapoole lehe paremale poolele.
2.3.2.14 Viisa.
Dokumendi eelnõu viseeritakse asjaomaste ametiisikute poolt.
Viisa koosneb viseerija allkirjast, allkirja dešifreeringust (kui allkiri ei
ole loetav) ja kuupäevast, vajadusel ka ametinimetusest. Viisad paigutatakse
dokumendi viimasele leheküljele allkirjast allapoole. Koostaja viisa
paigutatakse vasakule, kooskõlastusviisad lehe paremale poolele. Viisad on
lubatud paigutada dokumendi viimase lehe pöördele, kui nad ei mahu dokumendi
viimasele leheküljele. Asutusesisesed dokumendid viseeritakse esimesel ning
väljasaadetavad dokumendid asutusse jääval eksemplaril. Elektroonilised dokumendid
viseeritakse digitaalallkirja abil. Asutusesiseselt võib asjaajamiskorraga või
teise sisemist töökorraldust reguleeriva dokumendiga kehtestada lihtsustatud
elektroonilise viseerimise korra. Linnavalitsuse õigusaktide menetlemisel
Postipoisis viseeritakse õigusaktide eelnõud Postipoisi vastava
funktsionaalsuse abil. Viseeringute failist tehakse väljatrükk õigusakti eelnõu
pöördele.
2.3.2.15 Pitser
(paberkandjal dokumendil).
Vapipitser pannakse dokumendile, kui see on õigusaktiga ette
nähtud. Kõigil muudel juhtudel kasutatakse asutuse või struktuuriüksuse
pitsatit. Pitser peab riivama allkirja viimaseid tähti. Ei ole soovitatav
kasutada musta pitserit. Tallinna suure vapi kujutisega pitsatit kasutavad
linnavalitsus, linnaosade halduskogud ja asutused, seda võivad kasutada ka
äriühingud, mille aktsiate või osade ainuomanikuks on Tallinna linn ning kui
see on ette nähtud nende põhikirjas.
2.3.2.16 Ärakirja,
koopia, väljavõtte ja väljatrüki ametliku kinnitamise märge (paberkandjal
dokumendil).
Ärakirja, koopia, väljavõtte ja väljatrüki esimese lehe
ülemisele parempoolsele nurgale kirjutatakse sõna "ÄRAKIRI" (või
" KOOPIA" või "VÄLJAVÕTE" või "VÄLJATRÜKK") ning
viimasele lehele tehakse kinnitusmärge. Märge “ÄRAKIRI“ ja kinnitusmärge
lisatakse ka Postipoisis säilitatava haldusakti tekstifaili.
2.3.2.17 Koostaja või
vastutava täitja ees- ja perekonnanimi ning tema sideandmed.
Märgitakse kirjale. Kui kirja koostaja on ühtlasi selle
allakirjutaja, märgitakse ainult sideandmed.
2.3.2.18 Muud dokumendi
menetlemiseks ja kasutamiseks vajalikud rekvisiidid.
Asutuse töö iseärasustest tulenevalt võib dokumentidel kasutada
muid rekvisiite, mille vormistamise nõuded kehtestatakse asutuse asjaajamise
korras või muus asutuse sisemist töökorraldust reguleerivas dokumendis.
3. Dokumentide
registreerimine
3.1 Üldnõuded.
Asutus on kohustatud registreerima asutuse dokumendiregistris
tema ülesannete täitmisel loodud ja saadud dokumendid. Dokumendiregistrit
peetakse digitaalselt. Dokumendiregister on avalik seaduses sätestatud ulatuses.
Dokument on registreeritud, kui talle on antud indeks ja tema kohta on
registrisse kantud identifitseerimist võimaldavad andmed vastavalt
registreeritava dokumendi liigile. Dokumentide registreerimine asutuses on
ühekordne, asjaajamisteenistuses registreeritud dokumenti struktuuriüksuses
uuesti ei registreerita. Dokumendi andmeid säilitatakse dokumendiregistris
senikaua, kui säilitatakse dokumenti. Linna ametiasutuste dokumendid
registreeritakse Postipoisis.
3.2 Registreerimisele
kuuluvad dokumendid.
3.2.1 Üldjuhul kuuluvad
registreerimisele järgmised dokumendid:
3.2.1.1 asutuses
koostatud ja allkirjastatud õigusaktid;
3.2.1.2 asutuses
koostatud protokollid ja aktid;
3.2.1.3 lepingud;
3.2.1.4 saabunud ja väljasaadetavad
dokumendid (kirjad, avaldused, märgukirjad, taotlused, teabenõuded vms);
3.2.1.5 suulised
teabenõuded, mida ei täideta viivitamatult;
3.2.1.6 asutusele
haldusalas oleva asutuse, asutuse struktuuriüksuse, ametniku või töötaja poolt
esitatud aruanded, selgitused, seletused ja muud dokumendid, kui nende
esitamise nõue tuleneb õigusaktidest või see on vajalik menetluses oleva asja
lahendamiseks;
3.2.1.7 muud õigusaktide
ja asutuse asjaajamiskorra kohaselt registreerimisele kuuluvad dokumendid.
3.2.2 Linna
ametiasutustes registreeritakse Postipoisis:
3.2.2.1 sissetulevad
kirjad;
3.2.2.2 väljaminevad
kirjad;
3.2.2.3 kodanike
avaldused;
3.2.2.4 vastused
avaldustele;
3.2.2.5 teabenõuded;
3.2.2.6 vastused
teabenõuetele;
3.2.2.7 lepingud;
3.2.2.8 käskkirjad;
3.2.2.9 protokollid,
aktid, load ja teatised;
3.2.2.10 mittetulundustegevuse
taotlused;
3.2.2.11 mittetulundustegevuse
komisjoni protokollid;
3.2.2.12 vastused
mittetulundustegevuse toetuse taotlusele;
3.2.2.13 mittetulundustegevuse
lepingud.
3.2.3 Linnaosa
valitsustes registreeritakse Postipoisis lisaks punktis 3.2.2 loetletule:
3.2.3.1 elukoha
registreerimise avaldus;
3.2.3.2 elukoha
registreerimise vastus;
3.2.3.3 isikuandmete
sulgemise avaldus;
3.2.3.4 kohaliku
omavalitsuse teade elukoha registreerimiseks (teiselt kohalikult
omavalitsuselt);
3.2.3.5 kohaliku
omavalitsuse teade elukoha registreerimiseks – kiri või otsus;
3.2.3.6 omaniku
taotlusel aadressi muutmine – avaldus või pretensioon;
3.2.3.7 omaniku
taotlusel aadressi muutmine – kiri või vastus;
3.2.3.8 kasupereleping;
3.2.3.9 lastehoolduspereleping.
3.2.4 Linnakantseleis
registreeritakse lisaks punktis 3.2.2 loetletule:
3.2.4.1 linnavalitsuse
määrused Tallinna õigusaktide registris;
3.2.4.2 linnavalitsuse
korraldused Tallinna õigusaktide registris;
3.2.4.3 Tallinna linna
nimel sõlmitud lepingud Postipoisis;
3.2.4.4 linnapea
käskkirjad Postipoisis;
3.2.4.5 linnapea või
linnavalitsuse liikmete poolt allakirjutatud väljasaadetud dokumendid
Postipoisis.
3.3 Õigusaktide kohta
dokumendiregistrisse kantavad rekvisiidid:
3.3.1 akti andja
nimetus;
3.3.2 akti liik;
3.3.3 pealkiri;
3.3.4 number;
3.3.5 kuupäev ja
vajaduse korral kellaaeg;
3.3.6 jõustumise
kuupäev, kui registreerijale on teada jõustumise aeg. Kui akti jõustumine on
seotud akti teatavakstegemise või avaldamisega, siis jõustumise kuupäeva
registrisse ei kanta;
3.3.7 juurdepääsupiirangud
(kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine
vms olulised andmed);
3.3.8 andmed kehtivuse
kohta (kehtiv, kehtetu, kehtivuse tähtaeg);
3.3.9 andmed akti
muutmise või kehtetuks tunnistamise kohta;
3.3.10 juurdepääsupiiranguta
dokumentide tekst.
3.4 Protokollide ja
aktide kohta dokumendiregistrisse kantavad rekvisiidid:
3.4.1 organi nimetus
(protokollide korral);
3.4.2 number;
3.4.3 kuupäev;
3.4.4 päevakord, teema
või pealkiri;
3.4.5 juurdepääsupiirangud
(kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine
vms olulised andmed);
3.4.6 juurdepääsupiiranguta
dokumentide tekst;
3.4.7 muud andmed vastavalt
asutuse asjaajamiskorrale. Töörühmade, komisjonide ja teiste kindla ülesandega
üksuste koosolekute protokollide kohta võib kanda andmed kirjade juurde,
sidudes need asjakohase saabunud või väljasaadetava algatusdokumendi
täitmisega.
3.5 Lepingute kohta
dokumendiregistrisse kantavad rekvisiidid:
3.5.1 lepingupoole nimed
või nimetused ja vajadusel registrikood või sünniaeg;
3.5.2 lepingu liik;
3.5.3 number või tähis;
3.5.4 kuupäev;
3.5.5 lepingu objekt;
3.5.6 jõustumise ja
lõppemise või kehtivuse tähtaeg või tähtpäev;
3.5.7 juurdepääsupiirangud
(kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine jm
olulised andmed).
3.6 Saabunud ja
väljasaadetavate dokumentide kohta dokumendiregistrisse kantavad rekvisiidid:
3.6.1 saatja või saaja
nimi või nimetus ja vajadusel dokumendi registreerija andmed;
3.6.2 saabumise või
saatmise kuupäev;
3.6.3 saatja posti- või
elektronposti aadress või muud sideandmed;
3.6.4 dokumendi liik
(avaldus, märgukiri, resolutsioon, teabenõue, kiri vms);
3.6.5 pealkiri või
lühike sisukokkuvõte;
3.6.6 dokumendi lisade
nimetused ja arv;
3.6.7 dokumendi kuupäev
ja vajadusel kellaaeg;
3.6.8 vormingu tüüp
(digitaaldokumendi puhul);
3.6.9 mil viisil
dokument saabus või väljastati (elektronposti, posti, faksi või kulleriga või
anti isiklikult üle);
3.6.10 dokumendi saatja
poolt märgitud indeks või number;
3.6.11 juurdepääsupiirangud
(kehtestamise aeg, alus, tähtaeg, juurdepääsupiirangu kehtetuks tunnistamine
vms olulised andmed);
3.6.12 sarja tähis;
3.6.13 struktuuriüksuse
nimetus või isiku nimi, kellele dokument on suunatud lahendamiseks või kes
dokumendi koostas;
3.6.14 lahendamise
tähtaeg;
3.6.15 täitmismärge (kes
täitis, millise toiminguga ja millal);
3.6.16 juurdepääsupiiranguta
dokumentide tekst;
3.6.17 muud andmed, mis
on dokumentide menetlemisel olulised või on nõutavad õigusaktidega.
Punktis 3.2 nimetamata, sealhulgas asutusesiseste dokumentide
registreerimise nõude ja registrisse kantavate andmete koosseisu võib sätestada
asutuse asjaajamiskorras. Paberkandjal saabunud juurdepääsupiiranguta
dokumendid skaneeritakse. Skaneerimisel saadud fail lisatakse Postipoissi.
3.7 Dokumendi
registreerimise kord.
Enne andmete dokumendiregistrisse kandmist kontrollib
asjaajamisteenistus või registreerimise pädevust omav ametnik või töötaja
dokumendi terviklikkust, allkirjade olemasolu, dokumendis märgitud lisade
olemasolu ning adressaadi õigsust. Isiklikud ja valele adressaadile või
dokumendis mitte märgitud adressaadile saabunud dokumendid edastatakse õigele
adressaadile 5 tööpäeva jooksul neid asutuses registreerimata.
3.8 Saabunud või
väljasaadetava dokumendi registreerimine:
3.8.1.1 dokumendile
antakse registreerimisel indeks, mis koosneb sarja tähisest dokumentide loetelu
järgi ja järjekorranumbrist dokumendiregistri järgi;
3.8.1.2 saabunud
paberdokumendi esimese lehekülje vabale pinnale tehakse saabumismärge, mis peab
sisaldama vähemalt asutuse nime, saabumise kuupäeva ja indeksit, vajadusel
juurdepääsupiirangut, registrisse kantakse punktis 3.6 loetletud andmed;
3.8.1.3 dokumendid
registreeritakse nende allkirjastamise, saabumise või väljasaatmise või suulise
taotluse protokollimise päeval või sellele järgneval tööpäeval. Kui dokumendil
on märge "KIIRE", registreeritakse ja edastatakse dokument peale
registreerimist läbivaatamiseks viivitamata;
3.8.1.4 algatuskiri ja
vastuskiri registreeritakse ühe asjaajamisperioodi piires üldjuhul ühe
järjekorranumbri all;
3.8.1.5 sama teemat
korduvalt käsitlevate dokumentide registreerimisel võib kasutada sama indeksit
ja lisada sellele dokumenti individualiseeriv number.
3.8.2 Õigusakti,
protokolli, akti või lepingu numbrile võib lisada dokumendi sarja tähise või
muu liigitunnuse.
3.8.3 Kindla
tegevusperioodi või ülesandega moodustatud töörühmade, komisjonide või teiste
kindla ülesandega üksuste protokollid või muud dokumendid võib numereerida
läbivalt kogu tegevusperioodi jooksul.
4. Dokumentide
menetlemine
4.1 Dokumendi
läbivaatamine.
4.1.1 Dokument
saadetakse asutuse asjaajamiskorra kohaselt läbivaatamiseks selle asjaga
tegelevale struktuuriüksuse juhile või kõrgemalseisvale ametnikule, kes määrab
lahendaja, tähtaja ning vajadusel asja lahendamise korra ja muud asjaolud või
lahendamiseks vastavale ametnikule või töötajale.
4.1.2 Andmed dokumendi
liikumise kohta ühelt täitjalt teisele ja tähtaeg märgitakse
dokumendiregistrisse. Mitme täitja puhul edastatakse dokument koos selle juurde
kuuluva materjaliga esimesena määratud täitjale, kes koordineerib asja
lahendamist ja vastutab asja lahendamise eest. Teistele täitjatele edastatakse
dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide koopiad või teatatakse viited
dokumendi ja selle juurde kuuluvate materjalide asukohale. Linna ametiasutustes
kasutatakse Postipoisi funktsiooni “Edastamine“, mille tulemusena andmed
dokumendi liikumise kohta tekivad dokumendiregistris automaatselt.
4.1.3 Kui asja
lahendamine ei kuulu asutuse pädevusse, edastatakse avaldus, märgukiri või
teabenõue vastavalt kuuluvusele reeglina 5 tööpäeva jooksul, teatades sellest
saatjale kirjalikult. Kui asja lahendamine kuulub kohtu pädevusse, siis
teatatakse sellest saatjale tema avaldust või märgukirja kohtule edastamata.
4.1.4 Linnavalitsusele
saabunud ja linnakantseleis registreeritud dokumendid esitatakse vastavalt
tööjaotusele läbivaatamiseks linnapeale või linnavalitsuse liikmetele. Riigi
õigusaktid ning kohtuga seotud dokumendid (hagiavaldused, kohtukutsed vms)
esitatakse linnasekretärile.
4.2 Dokumendi täitmise
tähtajad.
4.2.1 Dokument
vaadatakse läbi, asi lahendatakse ja saatjale teatatakse läbivaatamise ja
lahendamise tulemustest hiljemalt 30 päeva jooksul, kui õigusaktidest ei tulene
teisi tähtaegu.
Riigikogu liikmete märgukirjadele ja avaldustele ja Tallinna
Linnavolikogu liikme arupärimisele peab kirjalikult vastama 10 päeva jooksul
arvates avalduse või märgukirja saabumisest või arupärimise esitamisest.
Teabenõudele peab vastama viivituseta, kuid mitte hiljem kui 5 tööpäeva jooksul
saabumisest.
4.2.2 Kõrgemalseisev
ametnik võib anda asja lahendamiseks lühema või pikema tähtaja. Kõrgemalseisva
ametniku või töötaja poolt antud asja lahendamise tähtaja pikendamiseks esitab
täitja motiveeritud taotluse. Taotluse rahuldamise otsustab kõrgemalseisev
ametnik.
4.2.3 Asja lahendamise
tähtaega võib õigusaktides ettenähtud korras ja tingimustel pikendada kahe
kuuni või kuni asja lahendamiseks vajalike täiendavate asjaolude selgitamiseni.
Sel juhul otsustab tähtaja pikendamise asutuse juht või muu pädev isik.
4.2.4 Tähtaja
pikendamisest teatatakse dokumendi esitajale, saatjale või ülesande andjale
enne tähtaja saabumist.
4.3 Dokumendi
kooskõlastamine.
4.3.1 Asutuste vahel
kooskõlastatakse dokumendid kirjalikult, kooskõlastusmärkega või viseerimise
teel.
4.3.2 Kooskõlastamise
tähtaega hakatakse arvestama dokumendi saabumisele järgnevast kuupäevast ning
dokumendid kooskõlastatakse õigusaktides ettenähtud tähtaegu arvestades.
4.3.3 Linnavalitsuse
õigusaktide eelnõud kooskõlastatakse viseerimise teel ühe tööpäeva jooksul,
Tallinna Linnavolikogu ja Linnavalitsuse määruste eelnõud ja muud põhjalikumat
läbivaatamist nõudvad eelnõud kolme tööpäeva jooksul.
4.3.4 Dokument
saadetakse kooskõlastamiseks kõigepealt astmelt madalamale asutusele,
ametnikule või töötajale ning seejärel kõrgemalseisvale asutusele või astmelt
kõrgemale ametnikule või töötajale.
4.3.5 Kui dokumenti ei
kooskõlastata, tuleb esitada kirjalik eriarvamus või kooskõlastamisest
keeldumine.
4.4 Dokumendi
allkirjastamine.
Ametnike ja töötajate õigused ja pädevus dokumentide
allkirjastamisel määratletakse seadustes ja teistes riigi ja Tallinna
õigusaktides asutuse ja tema struktuuriüksuste põhimäärustes või põhikirjades
või muudes sisemist töökorda reguleerivates dokumentides.
4.4.1 Paberdokumendi
allkirjastamine.
4.4.1.1 Õigusaktid ja
protokollid allkirjastatakse ühes eksemplaris, kui seadusest ei tulene teisiti.
4.4.1.2 Lepingute ja
aktide puhul allkirjastatakse vajalik hulk eksemplare, näidates eksemplaride
arvu ja nende jaotuse ära dokumendis.
4.4.1.3 Väljasaadetud
kirja asutusse jääv ärakiri allkirjastatakse või tõestatakse ametliku
kinnitusega. Postipoisis säilitatakse väljasaadetavad kirjad ilma allkirja ja
kinnitusmärketa.
4.4.1.4 Asutus sätestab
oma asjaajamiskorras või muudes sisemist töökorraldust reguleerivates
dokumentides dokumentide ärakirjade ametliku kinnitamise pädevust omavad
ametnikud või töötajad, selle viisid ja korra. Linnavalitsuse määrused ja
korraldused väljastatakse linnakantselei dokumendibüroo pitseriga, kui
notariaalne kinnitamine või muu ametliku kinnitamise märge ei ole vajalik.
4.4.1.5 Linnavalitsuse
kirjaplangile vormistatud dokumentidele kirjutavad alla linnapea või oma
töövaldkonda käsitlevates küsimustes linnavalitsuse liikmed või linnasekretär.
4.4.2 Elektroonilise
dokumendi allkirjastamine.
4.4.2.1 Asutustevahelises
asjaajamises kasutatakse digitaalallkirjaga dokumenti juhul, kui saaja asutuse
veebilehel on vastav teave digitaalallkirjaga dokumentide vastuvõtmise kohta ja
see on sätestatud saaja asutuse asjaajamiskorras või muus õigusaktis.
4.4.2.2 Elektrooniliste
dokumentide allkirjastamise täpsem kord reguleeritakse asutuse
asjaajamiskorras, selles või muudes sisemist töökorraldust reguleerivates
aktides võib sätestada ka digitaalallkirja kasutamise asutusesiseses
asjaajamises.
4.5 Asja lahendatuks
lugemine.
Asi loetakse lahendatuks, kui dokumendist tulenevad toimingud on
õigusaktidega ettenähtud korras sooritatud ja asjaosalistele on sellest
teatatud või kui dokumendi saatjale on vastatud.
Dokument loetakse tähtaegselt vastatuks või asi lahendatuks,
kui:
4.5.1 vastus on
sideettevõttele ärasaatmiseks üle antud määratud tähtajal;
4.5.2 dokument on asjast
huvitatud isikule digitaalselt kättesaadavaks tehtud või sellest on isikule
teatatud;
4.5.3 on sooritatud muud
õigusaktidega ettenähtud toimingud. Kui asja lahendamine ei vaja õigusaktide
kohaselt eraldi dokumendi koostamist, teeb täitja dokumendiregistrisse või
paberdokumendi korral dokumendile täitmismärke, näidates, kuidas, millal ja kes
asja lahendas.
4.6 Kontroll
dokumentidest tulenevate ülesannete täitmise ning asjade tähtaegse lahendamise
üle. Dokumentidest tulenevate ülesannete täitmist ning asjade tähtaegset
lahendamist kontrollitakse vastavalt asutuse asjaajamiskorras sätestatule.
Linnavalitsuse õigusaktidega ja teiste dokumentidega asutustele, ametnikele ja
töötajatele pandud ülesannete, linnavalitsusele saabunud ja linnakantseleis
registreeritud dokumentide täitmise järelevalvet peab linnakantselei.
4.7 Dokumentide
hoidmine.
Asutus kehtestab oma tegevuse käigus loodud või saadud
dokumentide liigitamiseks ja neile säilitustähtaja määramiseks dokumentide
loetelu Arhiivieeskirjas sätestatud korras. Dokumente, millega seotud
asjaajamine on lõppenud, hoitakse asutuses, hävitatakse või antakse avalikku
arhiivi üle kooskõlas Arhiivieeskirjaga.
4.7.1 Asjaajamises
lõpetatud paberdokumentide hoidmine asutuses.
4.7.1.1 Asjaajamises
lõpetatud paberdokumente hoitakse registraatorites, kiirköitjates, mappides või
muudes ümbristes (edaspidi toimik), mille seljale või kaanele märgitakse
asutuse dokumentide loetelus vastavale dokumendisarjale antud tähis ja nimetus
ning asjaajamisaasta number.
4.7.1.2 Kirjavahetuse
puhul paigutatakse samasse toimikusse esmane (algatus)kiri koos vastuskirjade
ja muude asja lahendamise käigus tekkinud dokumentidega (memod, ettepanekud,
arvamused vms). Dokumendid järjestatakse kronoloogiliselt nii, et need
käsitleksid asja terviklikult. Kirjavahetuse lõpetab selles asjas viimati
koostatud või saadud dokument.
4.7.1.3 Üldjuhul
peetakse toimikuid asjaajamisperioodide kaupa.
4.7.2 Asjaajamises
lõpetatud digitaaldokumentide hoidmine asutuses.
4.7.2.1 Asjaajamises
lõpetatud digitaaldokumendid salvestatakse säilivuskindlale kandjale ja
formaadis, mis tagab nende säilimise autentse ja terviklikuna vähemalt neile
kehtestatud säilitustähtaja jooksul.
4.7.2.2 Asjaajamises
lõpetatud digitaaldokument vormistatakse paberkandjale juhul, kui ta kuulub
alalisele säilitamisele või kui ei ole võimalik tagada dokumendi säilimist
digitaalkandjal autentsena ja terviklikuna ettenähtud säilitustähtaja jooksul.
Säilimisele kuuluv eksemplar peab olema allkirjastatud või tõestatud ametliku
kinnitusega. Allkirjastamise või ametliku kinnitusega tõestamise korra määrab
asutus oma asjaajamiskorras kooskõlas teiste õigusaktidega.
4.7.2.3 Kui dokument on
asutusse saabunud või välja saadetud elektronpostiga ja temast säilitatakse
väljatrükk, trükitakse välja ja säilitatakse paberkandjal ka vastav
elektronposti teade.
4.7.2.4 Enne dokumentide
ainult digitaalsele säilitamisele üleminekut peavad asutuses olema kasutusele
võetud abinõud dokumentide säilivuse tagamiseks neile kehtestatud tähtaja
jooksul.
4.7.2.5 Iga digitaalselt
hoitava dokumendi puhul peab olema määratud sari, millesse dokument vastavalt
asutuse dokumentide loetelule kuulub. Sarja tunnust võib täiendada teiste
dokumendi leidmist, süstematiseerimist ja arhiveerimistoiminguid hõlbustavate
tunnustega.
5. Asjaajamise
üleandmine
5.1 Enne teenistus- või
töökohalt vabastamist on ametnik või töötaja kohustatud asjaajamise üle andma
selle vastuvõtjaks määratud ametnikule või töötajale teenistusest või töölt
lahkumise päevaks või vahetu juhi määratud tähtajaks kui seadus ei näe ette
teisiti. Asjaajamise üleandmine vormistatakse üleandmis-vastuvõtmisaktiga
juhul, kui lahkub asutuse või struktuuriüksuse juht või kui seda nõuab vahetu
juht, üleandja või vastuvõtja. Asjaajamise üleandmise täpsem kord sätestatakse
asutuse asjaajamiskorras.
5.2 Üleandmis-vastuvõtmisakti
sisunõuded.
Asjaajamise üleandmise-vastuvõtmisakt peab sisaldama:
5.2.1 täitmisel olevate
lepingute loetelu;
5.2.2 pooleli olevate
õigusaktide eelnõude loetelu;
5.2.3 lahendamisel
olevate ülesannete ja vastavate dokumentide loetelu;
5.2.4 üleantavate
üksikdokumentide ning toimikute loetelu.
Asutuse juhtimise üleandmisel peab akt sisaldama lisaks
punktides 5.2.1 – 5.2.4 loetletud andmetele veel:
5.2.5 asutuse
koosseisunimestik ja täidetud kohtade arv;
5.2.6 asutuse
eelarvevahendite seis;
5.2.7 asutuse pitsatite
arv, liigid ja asukoht ning nende hoidmise eest vastutavate ametnike või
töötajate nimed ja ametikohad;
5.2.8 lahkuva juhi poolt
viimasena allkirjastatud dokumentide indeksid või numbrid vastavalt
dokumendiliigile;
5.2.9 üldandmed asutuse
arhiivi kohta. Akti võib kanda muud vajalikud andmed asutuse asjaajamise kohta.
5.3 Üleandmis-vastuvõtmisakti
vorminõuded.
Akti märgitakse asutuse juhi poolt määratud asjaajamise
üleandmise juures viibivate ametnike või töötajate nimed ja ameti- või
töökohtade nimetused ning paberkandjal akti eksemplaride arv ja jaotus. Akti
allkirjastavad asjaajamise üleandja, vastuvõtja ja asutuse juhi poolt määratud
asjaajamise üleandmise juures viibivad ametnikud või töötajad. Akti kinnitab
üleandja vahetu ülemus. Asutuse juhi vahetumisel koostatud akti kinnitab
kõrgemalseisva asutuse juht. Akt registreeritakse asutuse dokumendiregistris ja
säilitatakse vähemalt selles asutuses, kus toimus asjaajamise üleandmine. Kui
akt vormistatakse digitaalselt, tagatakse kõikidele allkirjastajatele
juurdepääs aktile.
5.4 Asjaajamise
ühepoolne ülevõtmine.
Kui ametnik või töötaja keeldub asjaajamise üleandmisest või kui
üleandmine pole võimalik, toimub asjaajamise ülevõtmine ühepoolselt kõrgemalseisva
ametniku või töötaja, asutuse juhi või tema poolt määratud ametniku või töötaja
või kõrgemalseisva asutuse esindaja juuresolekul. Sel juhul tehakse
üleandmis-vastuvõtmisakti vastav märge.
5.5 Mittenõustumine akti
sisuga.
Kui üks osapool asjaajamise üleandmisel või vastuvõtmisel ei ole
akti sisuga nõus, siis esitatakse enne allkirjastamist motiveeritud eriarvamus,
mis lisatakse aktile ja mille olemasolu kohta tehakse akti märge.
|
Toomas Sepp
|
|
Linnasekretär
|
