|
|
|
TALLINNA
LINNAVALITSUS
|
|
|
|
|
MÄÄRUS
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tallinn
|
19. august 2009 nr 63
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Tallinna linna
mittetulundustegevuse toetuste infosüsteemi põhimäärus
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Määrus kehtestatakse avaliku
teabe seaduse § 435 lg 1 alusel ja kooskõlas Tallinna
Linnavolikogu 11. juuni 2009 otsuse nr 122 „Tallinna
mittetulundustegevuse toetuste infosüsteemi asutamine“ p‑ga 5.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
|
1. peatükk
ÜLDSÄTTED
§ 1. Reguleerimisala
Määrusega kehtestatakse Tallinna linna
mittetulundustegevuse toetuste infosüsteemi (edaspidi andmekogu)
pidamise kord.
§ 2. Andmekogu pidamise eesmärk
Andmekogu pidamise eesmärgid on:
1)
süstematiseerida
ja parendada Tallinna linna mittetulundustegevuse toetuste menetlemise
protsessi: taotluste esitamist ja menetlemist ning info ametiasutustele ja
taotlejatele kättesaadavamaks tegemist;
2)
luua nüüdisaegne
infosüsteeme, kasutajaid ja andmesisestajaid teenindav infosüsteem, muutes
mittetulundustegevuse toetuste taotlemise tsentraalselt hallatavaks, vältides
andmete dubleerimist ja tagades kasutajatele ajakohaste andmete kättesaadavuse;
3)
võimaldada
standardseid andmevahetusprotokolle kasutades vahetada mittetulundustegevuse
toetuste andmeid teiste linna ning riigi andmekogudega;
4) võimaldada avalikkusele suunatud
mittetulundustegevuse toetuste abil kajastada korraldatavaid üritusi ja
huvitegevusi efektiivsemalt infoportaalis Kuhuminna.
§ 3. Mõisted
Määruses
kasutatakse mõisteid järgmises tähenduses:
1) andmekogu – infotehnoloogiliselt peetav andmekogu;
2) komisjon – toetuse taotlust läbivaatav komisjon;
3) Kuhuminna – Tallinna linna ametlik sündmusteportaal
aadressil kuhuminna.tallinn.ee;
4) projekt – kavandatav tegevus, mille jaoks toetust
taotletakse;
5) toetus – mittetulundustegevuse toetus, mida antakse
vastavalt Tallinna Linnavolikogu 4. aprilli 2002 määrusele nr 20 „Tallinna
linna eelarvest mittetulundustegevuseks toetuste andmise kord“;
6) toetuse andja – ametiasutus, kelle juht otsustab
toetuse andmise. Toetust võivad vastavalt oma pädevusele anda nii andmekogu vastutav
kui ka volitatud töötleja;
7) toimik – paberkandjal toimik, kus on iga konkreetse
toetuse taotlusega seotud dokumendid.
2. peatükk
ANDMEKOGU PIDAMINE JA ANDMED
1. jagu
Andmekogu pidamine
§ 4. Andmekogu pidamise viis
Andmekogu
peetakse infotehnoloogilise andmekoguna ja toimikutena paberkandjal. Toimikuid
säilitatakse toetuse andja juures.
§ 5. Andmekogu pidamise kulud
Andmekogu arendamise ja pidamise kulud kaetakse Tallinna
linna eelarves Tallinna Linnakantseleile tsentraliseeritud IT kuludeks
ettenähtud vahendite arvelt.
§ 6. Andmekogusse kantud andmete kaitse
(1) Andmekogu vastutav ja volitatud töötleja tagavad
organisatsiooniliste, füüsiliste ja infotehnoloogiliste turvameetmetega
andmekogu andmete käideldavuse, tervikluse ja konfidentsiaalsuse.
(2) Andmekogu turvaklass on K2T2S0. Andmekogu turbeaste on
keskmine (M).
§ 7. Vastutav töötleja
(1) Andmekogu vastutav töötleja on Tallinna Linnakantselei
(edaspidi vastutav töötleja).
(2) Vastutav töötleja:
1) korraldab andmekogu tööd;
2) sisestab andmekogusse andmed selle toetuse taotluse kohta,
mille lahendamiseks on ta pädev;
3) annab volitatud töötlejatele juhiseid käesolevast
määrusest tulenevate ülesannete täitmiseks;
4) teostab järelevalvet volitatud töötleja kohustuste
täitmise ja andmekogusse sisestatud teabe õigsuse üle;
5) teeb andmekogu avaliku vaate andmed avalikuks Tallinna
ametiasutuste dokumendiregistris;
6) vastutab andmekogu pidamise seaduslikkuse eest;
7) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3) Andmekogu vastutava töötleja juht määrab
administraatori(d) ja vastutava töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus
täita vastutava töötleja ülesandeid.
§ 8. Volitatud töötleja
(1) Andmekogu volitatud töötleja on Tallinna linna
ametiasutus, kes vaatab esitatud toetuse taotlusi läbi ja vastutab toetuse
andmise eest (edaspidi volitatud töötleja).
(2) Volitatud töötleja:
1) sisestab andmekogusse andmed temale esitatud toetuse taotluse
kohta;
2) täidab vastutava töötleja korraldusi;
3) vastutab sisestatud andmete õigsuse eest;
4) esitab vastutavale töötlejale teavet tema alluvuses
olevate andmekogu kasutajate kohta vastavalt §-le 27;
5) täidab teisi õigusaktidest tulenevaid ülesandeid.
(3) Volitatud töötleja juht määrab administraatori ja volitatud
töötleja õigus(t)e teostaja(d), kellel on õigus täita volitatud töötleja
ülesandeid.
2. jagu
Andmekogu ülesehitus ja kogutavad andmed
§ 9. Andmekogu ülesehitus
(1) Andmekogu koosneb andmeväljadest, kuhu märgitakse
informatsioon taotletud toetuste kohta.
(2) Andmekogu koosneb järgmistest osadest:
1) taotlused - andmekogu osa, kuhu sisestatakse andmed esitatud
toetuse taotluste kohta;
2) dokumendid - andmekogu osa, kuhu sisestatakse toetuse andja poolt
toetuse taotluse menetlemise käigus loodud, saadud ning tõendamiseks ja
teadmiseks alalhoitud informatsioon;
3) teavitus - andmekogu osa, mille kaudu toetuse andja edastab
taotlejale informatsiooni toetuse taotluse menetlemise käigus tekkinud
otsustest ja dokumentidest;
4) raportid - andmekogu funktsioon, mille abil on võimalik teha
statistikat andmekogusse sisestatud andmete kohta;
5) isikud - andmekogu osa, mis sisaldab andmekogu kasutavate
isikute haldamist (lisamine, muutmine, vaatamine, nimekiri, otsing);
6) seaded - andmekogu osa, kus toimub infosüsteemi
konfiguratsiooni defineerimine ning algandmete haldus. Seadete osa koosneb
ametnike haldusest (ametnike nimekiri, lisamine, vaatamine, muutmine ja otsing),
ametnike õiguste haldusest (õiguste andmine ja ära võtmine), ametiasutuste
haldusest (ametiasutuste nimekiri, lisamine, vaatamine ja muutmine), infosüsteemi
seadete haldusest (liidestuse parameetrid);
7) rollide õigused - andmekogu osa, mis sisaldab informatsiooni teabe otsingu,
kasutamise või kättesaamise õiguste, võimaluste ja vahendite kohta;
8) klassifikaatorid – andmekogu osa, kus toimub
infosüsteemi dokumenditüübi, ürituse liigi, suunitluse, valdkonna, ameti ja
dokumendimalli haldus;
9) otsing - andmekogu funktsioon, mis võimaldab eri parameetrite
abil leida andmekogusse sisestatud teavet.
§ 10. Andmekogusse kogutavad taotluse andmed
(1) Toetuse andja kannab andmekogusse taotluse kohta järgmised
andmed:
1) taotleja andmed vastavalt §-le 11;
2) projekti korraldaja nimi ja registrikood, esindaja
nimi ja kontaktandmed;
3) projekti nimi ja tutvustav kirjeldus;
4) projekti teostamise aeg ja koht;
5) projektis osalejate arv ja sihtrühm;
6) eelarve kogumaht;
7) omafinantseering;
8) taotletud toetuse summa;
9) eraldatud toetuse summa;
10) sihtrühma suurus;
11) kaasfinantseerija;
12) loengute puhul lektorite nimed.
(2) Toetuse andja kannab andmekogusse andmed taotluse
staatuse kohta järgmiselt:
1) registreeritud – taotlus on andmekogus registreeritud;
2) tagasi lükatud – taotlus on andmekogus registreeritud,
kuid ei võeta menetlusse, sest taotluses olevad andmed ei vasta nõuetele;
3) vajab täiendamist – taotlus on andmekogus
registreeritud, kuid on taotlejale tagastatud lisainformatsiooni saamiseks;
4) suunatud – taotlus on andmekogus registreeritud,
vastab nõuetele, kuid on suunatud menetlemiseks teise asutusse;
5) edasi lükatud – taotlus on andmekogus registreeritud, vastab
nõuetele, kuid komisjonile edastamine on edasi lükatud;
6) komisjoni jaoks ette valmistatud – taotlus on
andmekogus registreeritud, vastab nõuetele ja edastatakse komisjonile otsuse
tegemiseks;
7) komisjoni poolt vastu võetud – taotlus on andmekogus
registreeritud, vastab nõuetele, on komisjonile edastatud ning komisjon on
teinud jaatava otsuse;
8) komisjoni poolt tagasi lükatud – taotlus on andmekogus
registreeritud, vastab nõuetele, on komisjonile edastatud ning komisjon on
teinud eitava otsuse;
9) asutuse juhi poolt heaks kiidetud – taotlus on
andmekogus registreeritud, vastab nõuetele, on komisjonile edastatud, komisjon
on teinud jaatava otsuse, mille asutuse juht on heaks kiitnud, või komisjon on
teinud eitava otsuse, mille asutuse juht on heaks kiitnud;
10) asutuse juhi poolt tagasi lükatud – taotlus on
andmekogus registreeritud, vastab nõuetele, on komisjonile edastatud, komisjon
on teinud jaatava otsuse, mille asutuse juht on tagasi lükanud, või komisjon on
teinud eitava otsuse, mille asutuse juht on tagasi lükanud;
11) tühistatud – taotlus on andmekogus registreeritud, asutuse
juhi jaatav otsus taotlusele on tühistatud komisjoni järgmise otsusega, juhul
kui lepingut pole sõlmitud või taotleja on toetusest loobunud;
12) leping sõlmitud – taotlus on andmekogus registreeritud,
asutuse juht on teinud jaatava otsuse ning taotlejaga on sõlmitud leping;
13) aruanne esitatud – taotlus on andmekogus
registreeritud, asutuse juht on teinud jaatava otsuse, leping on sõlmitud ja
taotleja on esitanud toetuse kasutamise kohta aruande;
14) menetlus lõpetatud – taotlus on andmekogus
registreeritud, asutuse juht on teinud jaatava otsuse, leping on sõlmitud,
taotleja on esitanud toetuse kasutamise kohta aruande, aruanne on toetuse andja
poolt kontrollitud, heaks kiidetud ja menetlus on lõpetatud.
(3) Andmekogu annab sisestatud taotlusele automaatselt
järgmised andmed:
1) taotluse registreerimise aeg;
2) taotluse registreerimisnumber;
3) taotluse registreerija ees- ja perekonnanimi;
4) ametiasutus, kes taotlust menetleb.
§ 11. Andmekogusse
kogutavad toetuse taotleja ja tema esindaja andmed
(1) Toetuse andja kannab andmekogusse juriidilisest
isikust toetuse taotleja kohta järgmised andmed:
1) nimi;
2) juriidilise isiku liik;
3) registrikood;
4) volitatud isiku ees- ja perekonnanimi;
5) volitatud isiku isikukood või sünniaeg;
6) kontaktaadress;
7) kontakttelefon;
8) e-posti aadress.
(2) Toetuse andja kannab andmekogusse füüsilisest isikust
toetuse taotleja kohta järgmised andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood või sünniaeg;
3) kontaktaadress;
4) kontakttelefon;
5) e-posti aadress.
§ 12. Andmekogusse kogutavad protokolli andmed
Toetuse
andja sisestab andmekogusse protokolli, millel on järgmised andmed, kui andmekogu
ei ole neid automaatselt loonud:
1) registreerimise kuupäev;
2) registreerimisnumber;
3) dokumendi tüüp;
4) komisjoni koosoleku toimumise kuupäev;
5) komisjoni otsus;
6) protokollija;
7) dokumendi sisestamise aeg.
§ 13. Andmekogusse kogutavad toetuse kasutamise lepingu andmed
Toetuse andja
sisestab andmekogusse lepingu, millel on järgmised andmed, kui andmekogu ei ole
neid automaatselt loonud:
1) lepingu number;
2) dokumendi nimi;
3) dokumendi tüüp;
4) dokumendi sisestamise aeg;
5) aruande esitamise tähtaeg.
§ 14. Andmekogusse kogutavad toetuse kasutamise aruande
andmed
Toetuse andja
sisestab andmekogusse aruande, millel on järgmised andmed, kui andmekogu ei ole
neid automaatselt loonud:
1) aruande number;
2) dokumendi nimi;
3) dokumendi tüüp;
4) dokumendi sisestamise aeg;
5) kontrollimise kuupäev;
6) kontrollimise tulemus;
7) märkused.
§ 15. Andmekogusse kogutavate dokumentide andmed
Toetuse andja kannab andmekogusse toetuse taotluse
menetlemisel saadud ja loodud dokumendid ning sisestab dokumentide kohta
järgmised andmed, kui andmekogu ei ole neid automaatselt loonud:
1) dokumendi registreerimise kuupäev;
2) dokumendi registreerimisnumber;
3) dokumendi nimi;
4) dokumendi tüüp;
5) dokumendi sisestanud ametniku ees- ja perekonnanimi.
§ 16. Andmekogusse kogutavad teavituse andmed
Toetuse andja kannab andmekogusse teavituse kohta järgmised
andmed, kui andmekogu ei ole neid automaatselt loonud:
1) edastamise viis;
2) edastamise kuupäev;
3) edastanud ametniku ees- ja perekonnanimi;
4) edastanud ametiasutuse nimi.
§ 17. Andmekogusse kogutavad toetuse andja andmed
Toetuse
andja kohta kantakse linna andmekogust Persona andmekogusse järgmised andmed:
1) ees- ja perekonnanimi;
2) isikukood;
3) telefoninumber;
4) e-posti aadress;
5) amet;
6) ametiasutus.
§ 18. Andmekogusse kogutavad vastutava ja volitatud töötleja
andmed
Vastutava ja volitatud töötleja kohta kantakse andmekogusse
järgmised andmed:
1) registrikood;
2) asukoha aadress;
3) raamatupidamiskood.
3. jagu
Andmete kandmine andmekogusse
§ 19. Andmeandja
(1) Käesoleva korra §-des 10–18 nimetatud andmed sisestab
andmekogusse toetuse andja. Kui toetuse taotleja on dokumendid esitanud riigiportaali
eesti.ee kaudu, siis sisestab toetuse andja andmekogusse § 10 lõikes 2 ja §-des
11–18 nimetatud andmed.
(2) Toetuse taotleja on kohustatud esitama toetuse andjale
teavet, mis on vajalik toetuse taotluse lahendamiseks.
§ 20. Andmete alusdokumendid
Andmekogusse sisestatavate andmete alusdokumendid on:
1) toetuse taotlust läbivaatava komisjoni protokoll;
2) toetuse saajaga sõlmitud leping toetuse saamiseks;
3) toetuse saaja aruanne toetuse kasutamise kohta;
4) muud dokumendid, millest tuleneb teave andmekogusse
sisestatava taotletud toetuse kohta.
§ 21. Andmete andmekogusse sisestamise tähtajad
(1) Toetuse andja sisestab andmekogusse andmed:
1) toetuse taotluse kohta selle vastuvõtmise päeval;
2) muud andmed hiljemalt alusdokumentide vastuvõtmise või
haldusakti andmise või toimingu sooritamise päevale järgneval tööpäeval.
(2) Kui toetuse alusdokumenti on muudetud, kannab toetuse
andja muudetud andmed andmekogusse kolme tööpäeva jooksul muudatuse jõustumisest
alates.
§ 22. Ebaõigete andmete parandamine
(1) Kui toetuse andja avastab andmekogus ebaõiged andmed
või teda on ebaõigetest andmetest teavitatud, korraldab ta viivitamata andmete
parandamise.
(2) Andmete parandaja lisab andmete parandamisel toimikule
õigeid andmeid tõendava dokumendi või selle koopia ja lisab andmekogusse
paranduse tegemise aja ning paranduse teinud ametniku nime ja kontaktandmed.
§ 23. Andmete õigsuse tagamine
(1) Toetuse taotleja vastutab enda esitatud andmete ning
alusdokumentides toodud teabe õigsuse eest.
(2) Toetuse andja vastutab tema poolt andmekogusse kantud
andmete vastavuse eest toetuse taotleja esitatud andmetele.
4. jagu
Andmete õiguslik tähendus ja juurdepääs andmetele
§ 24. Andmekogusse kantud andmete õiguslik tähendus
(1) Kui andmed on andmekogusse edastatud riigiportaali
eesti.ee kaudu, siis on andmekogusse kantud andmetel õiguslik tähendus.
(2) Kui andmed ei ole esitatud riigiportaali eesti.ee
kaudu, on andmekogusse sisestatud andmetel informatiivne tähendus. Õiguslik
tähendus on andmetel, mis on toimikus.
§ 25. Andmeid saama õigustatud isikud
(1) Andmete saamise õigus sõltub sellest, kas andmeid
saada sooviv isik on vastutav või volitatud töötleja või kolmas isik.
(2) Vastutava ja volitatud töötleja ametnikud näevad kõiki
andmekogusse kantud andmeid.
(3) Tallinna ametiasutuste dokumendiregistris saab avalikkus tutvuda käesoleva määruse § 10 lõike
3 punktides 1–2 ja 4, § 11 lõike 1 punktides 1 ja 3 ning § 11 lõike 2 punktis 1,
§‑des 12 ja 13, § 16 punktis 2 ja § 18 punktides 1–2 nimetatud
andmetega.
(4) Vastutav töötleja otsustab kolmandatele isikutele
infosüsteemide andmevahetuskihi kaudu andmetele juurdepääsu võimaldamise kooskõlas
avaliku teabe seaduse ja isikuandmete kaitse seadusega.
§ 26. Andmekogu kasutamise õiguse andmine
(1) Andmekogu kasutamiseks on töötajatel järgmised
õigused:
1) vastutava töötleja administraator – juurdepääs andmekogu
kõikidele osadele ning võimalus teha andmetega kõiki toiminguid, sh sulgeda ja
taastada andmekogule juurdepääsu;
2) volitatud töötleja administraator – juurdepääs
volitatud töötleja (ametiasutuse) andmekogu osadele ning võimalus teha vastava
volitatud töötleja andmetega kõiki toiminguid;
3) sisestaja – võimalik sisestada andmeid volitatud või
vastutava töötleja (ametiasutuse) andmekogu osasse;
4) vaatleja – õigus vaadelda andmeid ja koostada
raporteid kõikide ametiasutuste piires, kuid puudub õigus andmeid lisada, muuta,
kustutada;
5) ametiasutuse vaatleja – õigus vaadelda andmeid
ametiasutuse piires, kuid puudub õigus andmeid lisada, muuta ja kustutada ning
koostada raporteid.
(2) Vastutava töötleja administraator annab järgmised
õigused:
1) lõike 1 punktides 2 ja 4 nimetatud õigused;
2) lõike 1 punktides 3 ja 5 nimetatud õigused vastutava
töötleja õiguste teostajatele;
3) vajaduse korral lõike 1 punktides 3 ja 5 nimetatud
õigused volitatud töötleja õiguste teostajatele.
(3) Volitatud töötleja administraator annab oma
ametiasutuse volitatud töötleja õiguste teostajatele lõike 1 punktides 3 ja 5
nimetatud õigused.
§ 27. Andmekogu kasutamise õiguse lõppemine ja ära võtmine
(1) Andmekogu kasutamise õigus lõpeb, kui isik ei tööta
enam toetuse andja juures.
(2) Andmekogu kasutamise õiguse võtab ära vastutav või
volitatud töötleja järgmistel juhtudel:
1) isik on korduvalt rikkunud andmete töötlemise korda;
2) isik on korduvalt kandnud registrisse ebaõigeid
andmeid;
3) isik on võimaldanud oma kontot kasutada teisel isikul;
4) isik on andmeid kasutanud mittesihipäraselt;
5) andmekogu täitmine ei ole enam isiku ametiülesanne.
3. peatükk
JÄRELEVALVE JA ANDMEKOGU PIDAMISE LÕPETAMINE
§ 28. Järelevalve andmekogu pidamise üle
(1) Järelevalvet andmekogu pidamise üle teeb vastutav
töötleja ja teised isikud, kellel on selleks seadusest tulenev õigus.
(2) Vastutav töötleja lahendab kaebusi, mis on esitatud
andmekogu pidamise ja andmete töötlemise vaidlustamiseks. Kaebus lahendatakse
ja järelevalve tulemustest teavitatakse kaebuse esitajat ühe kuu jooksul alates
kaebuse saamisest.
(3) Volitatud töötleja on kohustatud kõrvaldama
järelevalvet teinud isiku ettekirjutuses nimetatud puudused ettekirjutuses
märgitud tähtajaks.
§ 29. Andmete arhiveerimine
(1) Iga toetuse taotluse kohta andmekogusse sisestatud
andmeid säilitatakse vähemalt 10 aastat alates toetuse taotluse lahendamisest.
(2) Toimikuid säilitab toetuse andja vähemalt 10 aastat
alates toetuse taotluse lahendamisest.
§ 30. Andmekogu pidamise lõpetamine
(1) Andmekogu pidamise lõpetamise otsustab Tallinna
Linnavolikogu.
(2) Andmekogu tegevus lõpetatakse kooskõlas
arhiiviseadusega ja avaliku teabe seadusega ning nende alusel kehtestatud
õigusaktidega.
4. peatükk
RAKENDUSSÄTTED
§ 31. Enne määruse jõustumist kogutud andmete kandmine
andmekogusse
Toetuse andja kannab alates 3. augustist kuni 22. septembrini
2009 vastu võetud toetuste taotluste andmed andmekogusse hiljemalt 31.
detsembriks 2009.
§ 32. Tallinna linna asutuste ühtse asjaajamiskorra muutmine
(1) Täiendada Tallinna Linnavalitsuse 16. aprilli 2008
määruse nr 31 „Tallinna linna asutuste ühtne asjaajamiskord“ § 6 lõiget 1
punktiga 8 järgmises sõnastuses:
„8)
Tallinna linna mittetulundustegevuse toetuste infosüsteem.“
(2) Tunnistada kehtetuks Tallinna Linnavalitsuse 16.
aprilli 2008 määruse nr 31 „Tallinna linna asutuste ühtne asjaajamiskord“ § 21 lõike
2 punktid 11–14.
§ 33. Määruse jõustumine
Määrus
jõustub 24. augustil 2009.
|
|
|
|
|
|
|
|
|
Edgar Savisaar
|
|
Linnapea
|
Toomas Sepp
|
|
|
Linnasekretär
|
|
|
